Όταν φαντάζεται και περιγράφει κανείς την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες, ως όμορφες και απαραίτητες εικόνες του μέλλοντος για τον τόπο του και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, συχνά κάνει αναφορές σε έξυπνες πόλεις που μπορούν να παρέχουν υπηρεσίες στους πολίτες, σε μηχανήματα που εξυπηρετούν με αυτόματο τρόπο, σε θέσεις πάρκινγκ που θα δεσμεύει κανείς με το πάτημα ενός πλήκτρου, πράγματα δηλαδή που θα έκαναν τη ζωή των πολιτών ευκολότερη, πιο απλή, πιο ήρεμη. Και η αλήθεια είναι πως ένας σημαντικός σκοπός των οργανισμών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης είναι πραγματικά να φροντίζουν για την καθημερινότητα των πολιτών, των επιχειρήσεων, του τόπου τους. Ένας άλλος σκοπός είναι να ατενίζουν το μέλλον και να μπορούν να σχεδιάσουν εικόνες για τις νέες γενιές, τους νέους και τα παιδιά, την υποστήριξη των πιο αδύναμων, τη συμμετοχή των πολιτών στη διαμόρφωση του αύριο και την εξασφάλιση βιωσιμότητας και ανάπτυξης. Όλα αυτά – που εύκολα κανείς θα μπορούσε να ονομάσει ευχολόγια – είναι ουσιαστικά σκοποί της ίδιας της ύπαρξης ενός Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης όπως είναι ένας Δήμος και θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι αφορούν στο κομμάτι της «εξωτερικής» λειτουργίας ενός Δήμου.
Σπανίως παρατηρούμε, όμως, να γίνεται λόγος για το κομμάτι της «εσωτερικής» λειτουργίας των Οργανισμών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Ένας Δήμος, προκειμένου να μπορεί να λειτουργεί, να παρέχει, δηλαδή, σε πολίτες και επιχειρήσεις, βασικές και στοιχειώδεις υπηρεσίες, θα πρέπει να έχει ουσιαστική και στιβαρή εσωτερική οργάνωση. Επιπρόσθετα, αν θέλει κανείς να μιλήσει για έξυπνες πόλεις, αυτόματα μηχανήματα και ηλεκτρονικές υπηρεσίες, θα πρέπει να έχει εξασφαλίσει ότι ο οργανισμός που θα παρέχει όλα αυτά έχει, τουλάχιστον, τη δυνατότητα να υποστηρίξει αυτού του είδους τις υπηρεσίες. Και η δυνατότητα αυτή είναι συνδεδεμένη απόλυτα με τις ηλεκτρονικές υποδομές που υπάρχουν (φυσικές και μη), με τη δυνατότητα διασύνδεσης και συμβατότητας των υφιστάμενων συστημάτων, τη δυνατότητα διαχείρισης έργων, την αξιοποίηση όλων των εργαλείων που υφίστανται, τη δυνατότητα παρακολούθησης των δεδομένων του Δήμου και, φυσικά, με την κατάρτιση του προσωπικού και την εξασφάλιση των εύρυθμων συνθηκών εργασίας για εργαζόμενους και υπηρεσίες.
Τα βήματα είναι απλά και πρέπει να γίνονται με σειρά. Τα ευαγγέλια περί τεχνολογικά προηγμένων συστημάτων δεν αρκούν, αν δεν έχουν ένα ισχυρό υπόβαθρο. Οι υπηρεσίες του Δήμου είναι αυτές που πρέπει να υποστηριχθούν με τα κατάλληλα συστήματα. Αυτά, που αρχικά θα βελτιώσουν την καθημερινότητα των ίδιων των υπηρεσιών του Δήμου, για να μπορέσουν στη συνέχεια και αυτές με τη σειρά τους να παρέχουν στους πολίτες υπηρεσίες με μέγιστη αποδοτικότητα, εύκολα, γρήγορα, εξ αποστάσεως, χωρίς κόπο, χωρίς γραφειοκρατία, ηλεκτρονικά και έξυπνα.
Οι Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης θα πρέπει να αποκτήσουν στιβαρή δομή, η οποία μπορεί να εξασφαλιστεί με την ενσωμάτωση συστημάτων ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (ήδη το υπουργείο εσωτερικών έχει υιοθετήσει το σύστημα ΙΡΙΔΑ), σε συνδυασμό με χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών από το σύνολο των υπηρεσιών του Δήμου, ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και λειτουργία ηλεκτρονικής διεκπεραίωσης. Όπως αναφέρεται και σε σχετική ανακοίνωση του υπουργείου Εσωτερικών, που είναι από τους πρώτους δημόσιους φορείς που έχει υιοθετήσει ηλεκτρονικό σύστημα διακίνησης εγγράφων, η εσωτερική λειτουργία του φορέα ωφελείται από την εφαρμογή του συστήματος ΙΡΙΔΑ ως εξής: «Με αυτόν τον τρόπο διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων προκύπτουν σημαντικά οφέλη, όπως εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας, καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής ιεραρχίας, εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών, αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του υπουργείου. Από την εφαρμογή του νέου συστήματος εκτιμάται ότι αρχικά θα εξοικονομηθούν 150.000 ευρώ ετησίως».
Παράλληλα, θα πρέπει να γίνει προσπάθεια, θεσμικά, να περιοριστεί η παραγωγή, ανταλλαγή και αποστολή τυπωμένων εγγράφων από υπηρεσίες και φορείς του Δήμου που είναι εκατοντάδες χιλιάδες ετησίως για ένα Δήμο μεγέθους του Δήμου Καλαμάτας, διαδικασία που θα εξοικονομήσει χρόνο και κόστος, ενώ θα βελτιώσει το περιβαλλοντικό αποτύπωμα του τόπου.
Οι εργαζόμενοι των υπηρεσιών του Δήμου, οι άμεσα ενδιαφερόμενοι της εσωτερικής οργάνωσης, θα πρέπει και να ενημερωθούν αλλά και να ερωτηθούν σχετικά με τη λειτουργία των ηλεκτρονικών διαδικασιών, ώστε κάθε μετάβαση να μη διαταράσσει την ομαλή λειτουργία κάθε τμήματος. Θα πρέπει να είναι παρόντες στη διαμόρφωση των διαδικασιών μέσω εσωτερικής διαβούλευσης, για να μπορέσουν να μεταδώσουν τη γνώση και εμπειρία που διαθέτουν. Είναι, επίσης, αναγκαίο να υποστηριχθούν με την κατάλληλη κατάρτιση και να κατανοήσουν ότι δημιουργείται γύρω τους ένα περιβάλλον στο οποίο υπάρχουν προτυποποιημένες διαδικασίες και ρόλοι στους υπαλλήλους, όπου το πλαίσιο δράσης και ευθύνης του καθενός είναι σαφώς ορισμένο. Άλλωστε, η ΕΕΤΑΑ (Ελληνική Εταιρεία Τοπικής Ανάπτυξης και Αυτοδιοίκησης) «τρέχει» αυτή τη στιγμή το μεγάλο έργο προτυποποίησης και απλοποίησης όλων των διαδικασιών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, το οποίο σε συνδυασμό με ένα περιβάλλον εργασίας χωρίς έγγραφα (ΙΡΙΔΑ) μπορεί να έχει θαυμαστά αποτελέσματα. Καθίσταται σαφές πως η τεχνολογία μπορεί να σταθεί αρωγός στην καθημερινότητα υπαλλήλων και υπηρεσιών.
Τέλος, ο Δήμος, ως διαχειριστής, θα πρέπει να αποκτήσει συνολική εικόνα της κατάστασης του τόπου. Τεχνολογίες όπως τα γρήγορα ασύρματα δίκτυα, η διαλειτουργικότητα των συστημάτων, η παραγωγή δεδομένων, η εξαγωγή των δεδομένων σε διάφορες μορφές, δίνουν τη δυνατότητα δημιουργίας κέντρου διαχείρισης του Δήμου, το οποίο μπορεί να λειτουργεί σε 24ωρη βάση με χρήση ενοποιημένων οθονών προβολής δεδομένων. Η δε ολοκλήρωση του συστήματος αυτού με την ενοποίηση όλων των γεωχωρικών δεδομένων του Δήμου θα δημιουργήσει ένα κέντρο αποτύπωσης του χάρτη του τόπου μας και θα οδηγήσει σε γρήγορη επίλυση προβλημάτων, αλλά και σε πρόληψη από καταστροφικά φαινόμενα.
Όταν χτίζεται ένα οικοδόμημα, η αρχή γίνεται με γερά θεμέλια, προκειμένου οι όμορφες λεπτομέρειες που δίνουν διαφορετικότητα και νόημα να έχουν αξία και να μη γίνονται για το θεαθήναι. Οι σχεδιασμοί οφείλουν να γίνονται με μεσοπρόθεσμο και μακροπρόθεσμο γνώμονα, προκειμένου να είναι βιώσιμοι, να μπορούν δηλαδή όχι μόνο να πραγματοποιηθούν, αλλά πραγματικά να έχουν μέλλον και να κάνουν τον τόπο μας καλύτερο, και να μην αποτελούν απλώς πυροτεχνήματα στο βωμό των εκλογών. Η αλλαγή ξεκινάει από εμάς για να μπορεί να δώσει νόημα στην καθημερινότητα και το μέλλον των πολιτών και του τόπου μας.
-Των Δρ. Βασίλη Πουλόπουλου και Κωνσταντίνου Μπαρούνη
*Αμφότεροι μηχανικοί Η/Υ και Πληροφορικής, με μεταπτυχιακές σπουδές στην Επιστήμη των Υπολογιστών, μέλη της ομάδας πρωτοβουλίας της δημοτικής παράταξης «Καλαμάτα Τόπος Ζωής»
Η «έξυπνη πόλη» ξεκινά από την εσωτερική οργάνωση του Δήμου
